Personne ne conteste que les réunions coûtent cher. Tout le monde continue d'en convoquer — parce qu'« une heure », ça semble peu, et parce que la facture n'arrive jamais.

Elle arrive. Elle est simplement répartie sur six agendas où personne ne l'additionne.

Sommaire

Le calcul que personne ne fait

Une réunion d'une heure à six personnes coûte six heures. C'est tout le truc, et c'est pourquoi « ce n'est qu'une heure » est la phrase la plus chère d'un bureau.

Mettez-y un taux. Prenons un coût chargé de 45 $ l'heure — salaire, plus charges sociales, avantages et frais généraux, ce qu'une heure du temps de quelqu'un coûte réellement à un employeur, pas ce qui atterrit dans son compte :

Personnes Une heure coûte
3 135 $
6 270 $
10 450 $

Entrez vos propres chiffres pour obtenir le montant d'une réunion à laquelle vous assistez vraiment.

Si vous facturez à l'heure, le chiffre est plus dur encore : ce n'est pas un coût, c'est du revenu qui n'a pas eu lieu. Six personnes facturables à 90 $ l'heure, ce sont 540 $ de temps facturable qui n'existent plus.

Rien de tout ça ne dit que la réunion était inutile. Ça dit qu'elle avait un prix, et qu'il vaut mieux le connaître avant de décider s'il valait la peine d'être payé.

Ce que coûtent les récurrentes

Les réunions ponctuelles ne sont pas le problème. Les récurrentes le sont, parce qu'elles ont été évaluées une seule fois — quand personne ne regardait — puis facturées chaque semaine pour toujours.

Cette heure à six personnes, chaque semaine :

  • 270 $ par semaine
  • 1 170 $ par mois
  • 14 040 $ par année

Quatorze mille dollars, c'est une vraie ligne budgétaire. C'est un contractuel pendant deux mois, ou un équipement, ou une bonification salariale. Si quelqu'un proposait de dépenser 14 000 $ en abonnement, il y aurait une discussion. La réunion de suivi du lundi, elle, se renouvelle en silence.

Faites l'exercice une fois : prenez vos trois réunions récurrentes, chiffrez-les à l'année, et écrivez les totaux sur la même page. La liste suffit généralement. Personne n'a besoin d'être convaincu après l'avoir vue.

Une réunion qui coûte 14 000 $ par année mérite le même examen qu'un bon de commande de 14 000 $. Elle ne l'obtient presque jamais, parce que personne ne le signe.

Le coût qui n'est sur aucune facture

Le temps salarial est la portion défendable dans un tableur. C'est aussi la plus petite moitié.

La fragmentation coûte plus cher que la réunion. Une réunion à 14 h ne coûte pas de 14 h à 15 h. Elle coûte l'après-midi. Les trente minutes d'avant sont trop courtes pour entamer quoi que ce soit de sérieux, et le retour n'est pas instantané — la concentration profonde met du temps réel à se reconstruire. Une réunion bien placée peut neutraliser tout un après-midi de travail en profondeur en n'apparaissant que comme soixante minutes dans l'agenda.

La préparation et le suivi sont invisibles. Quelqu'un a monté l'ordre du jour. Trois personnes ont relu un document. Deux ont rédigé des notes après. Rien de tout ça n'apparaît nulle part, et tout ça était du temps.

L'attente a un prix. Dix personnes à l'heure pour une réunion qui démarre cinq minutes en retard, ce sont cinquante minutes envolées, à chaque occurrence.

C'est pourquoi une réunion chiffrée uniquement au temps salarial est sous-évaluée. Le chiffre honnête est nettement plus élevé que le tableau plus haut — sauf qu'on ne peut pas défendre le multiplicateur dans un tableur, alors la plupart des gens font discrètement comme s'il valait zéro.

Les réunions qui valent chaque dollar

L'objectif de chiffrer les réunions n'est pas de les éliminer. C'est d'arrêter de dépenser les chères sur des problèmes bon marché.

Une réunion vaut vraiment son coût quand :

  • Une décision exige du désaccord. Une vraie friction, réglée en direct, bat quatre jours de courriels qui finissent en appel de toute façon.
  • Le sujet est délicat. Rétroaction, conflit, mauvaise nouvelle. Les écrire les empire.
  • Le problème est encore flou. Quand personne ne sait encore formuler la question, penser à voix haute ensemble va plus vite que n'importe quel asynchrone.
  • Il faut construire quelque chose à plusieurs. Un plan, une estimation, une première version.

Les réunions sont mauvaises à une chose pour laquelle on les utilise constamment : transmettre de l'information qui pourrait être lue. Un suivi d'avancement est un document. En faire une réunion, c'est payer six salaires pour qu'une personne soit lue à voix haute.

Argumenter avec des chiffres

« On a trop de réunions » est une opinion, et les opinions perdent contre les agendas. Un chiffre, c'est autre chose.

L'ennui, c'est que la plupart des équipes n'ont aucune idée du temps que prennent réellement les réunions — elles ont une impression. Rendez donc l'impression mesurable :

  1. Créez un projet « Réunions internes ». Un projet, rien de plus élaboré.
  2. Faites-y saisir le temps de réunion pendant un mois. Sans jugement, sans débat : on enregistre.
  3. Lisez le rapport. Total d'heures, multiplié par un taux chargé.

Un mois suffit. Le chiffre est presque toujours plus gros que ce que tout le monde estimait, et il déplace la conversation de « j'ai l'impression qu'on se réunit trop » vers « on a passé 94 heures en réunions internes le mois dernier — lesquelles gardons-nous ? ».

Cette question-là a de bonnes réponses. La première n'en a jamais.

Pour aller plus loin, découpez le projet par type — suivi, décisions, appels clients. Vous découvrirez presque toujours que la catégorie la moins coûteuse à supprimer est aussi la plus grosse.

FAQ

Quel taux horaire utiliser ?

Le coût chargé, pas le salaire : rémunération brute, plus charges sociales, avantages et frais généraux. Un raccourci courant est salaire × 1,25 à 1,4, ou calculez exactement la part statutaire avec le calculateur de coût d’un employé. Si vous facturez à l'heure, utilisez plutôt votre taux de facturation — pour vous, la réunion n'est pas un coût, c'est du revenu perdu.

Faut-il compter le temps de préparation de l'organisateur ?

Oui, si vous voulez un chiffre honnête. Ordre du jour, document, notes de suivi : c'est du vrai travail qui n'existe que parce que la réunion existe.

Est-ce qu'une réunion plus courte coûte vraiment moins cher ?

Oui, et plus que proportionnellement : vous coupez le temps salarial et vous rendez plus facile de la placer en bordure de journée plutôt qu'en plein milieu. Ramener une heure récurrente à trente minutes coupe de moitié une ligne qui se répète indéfiniment.

N'est-ce pas exagéré pour une petite équipe ?

Les petites équipes le ressentent davantage, pas moins. Quand cinq personnes se réunissent, c'est l'essentiel de l'entreprise dans une seule pièce — plus rien ne se passe ailleurs.

Conclusion

Les réunions ne coûtent pas cher parce qu'elles sont longues. Elles coûtent cher parce que le coût est multiplié par le nombre de chaises, puis divisé sur assez d'agendas pour que personne ne voie le total.

Chiffrez vos trois réunions récurrentes cette semaine. Si un nombre vous met mal à l'aise, c'est cette réunion-là qu'il faut changer en premier.

La mesure est plus facile que l'argumentaire. Puuunch suit le temps par projet, alors « réunions internes » devient une ligne dans un rapport au lieu d'un débat — voyez comment fonctionnent les rapports.